Timemanagement voor thuiswerkende zzp-ers en freelancers.

Van huis uit werken is niet altijd even gemakkelijk, ook al hebt u daar een eigen kantoor voor ingericht. U moet in dat geval immers uw zaken combineren met uw huishouden. Ongewild kunt u veel tijd kwijt raken aan allerlei bijzaken. Niet alleen omdat de verleiding groot is om “even” wat anders te doen als u aan een lastige of uitgebreide klus moet beginnen, maar ook sociale zaken kunnen onverwacht roet in het eten gooien. Denk bijvoorbeeld aan:

-                     de verzorging van kinderen

-                     onverwacht bezoek van familieleden, vrienden of kennissen

-                     binnenvallende post of pakjes die afgeleverd worden

-                     sociale telefoontjes, enzovoort.

Daarnaast nemen e-mail, sociale netwerken als Face-book, Hives, LinkdIn, en dergelijke, vaak veel tijd in beslag, terwijl het effect daarvan op werk en inkomsten niet altijd evenredig resultaat oplevert.

Noodzakelijk!

Om uw tijd goed te kunnen indelen is een zorgvuldige planning dan ook onontbeerlijk. Deze zorgt voor een overzichtelijke dagindeling en een goede verhouding van werk en ontspanning. Houd daarbij vaste tijden aan voor het eten, een eventuele pauze en voor de noodzakelijke, u toebedeelde, huishoudelijke bezigheden. Probeer daarbij vooral deze taken zo gunstig mogelijk te combineren. Brengt u de kinderen naar crèche of school, neem dan op de terugweg bijvoorbeeld meteen de weekboodschappen mee. Haal door de week alleen even de noodzakelijke verse artikelen, zoals vlees en groenten, maar probeer ook dat te combineren met het wegbrengen of ophalen van kinderen het wegbrengen van de post, een bezoek aan een zakenrelatie, of iets dergelijks. Maak voor de weekboodschappen op de avond ervoor al een lijstje klaar, zodat u in de winkel niet staat te twijfelen over de aankopen en bedenk meteen wat u eventueel voor uw thuiskantoor nog nodig hebt.

Moet u ook koken, maak dan door de week een ovenschotel, stamppot, of pasta met groenten en eventueel soep vooraf of een toetje na, zodat uw gezin wel goed en vers eten heeft, maar u daar niet teveel tijd in steekt. In dat geval kunt u in het weekend wat uitgebreider koken.

De planning!

In de ochtend (na het ontbijt en het eventuele wegbrengen van de kinderen) kunnen de meeste mensen het beste werken. Die tijd is daarom het meest geschikt voor uw eigenlijke werk als ondernemer of freelancer. Logisch, want als u ‘s ochtends meteen aan de administratie begint, of hier en daar een klusje klaart, valt u vaak van het een in het ander en komt het geplande werk van die dag niet, of pas heel laat, af.

Heel belangrijk zijn de werkzaamheden die u geld opleveren. Tenslotte werkt u daarvoor.

-                     Plan die werkzaamheden daarom aan het begin van uw werkdag, zodra u op uw kantoor bent. Voor het middaguur kunt u dan al heel wat werk gedaan krijgen, wat u ook een voldaan gevoel en extra energie voor de rest van de dag geeft.

-                     Combineer werkzaamheden die samen sneller gedaan kunnen worden, dan wanneer u ze apart tussen uw werk door moet doen. Denk daarbij aan:

o       Het afwerken van een aantal zakelijke telefoontjes.

o       Het verzorgen van uw administratie, zoals het schrijven van facturen, het doen van de boekhouding, het aanvullen van de kantoorbenodigdheden, het herzien van de planning, noodzakelijke informatie zoeken op internet, enzovoort.

o       Beperk het zoeken naar informatie op internet. Dat doet u door goed na te denken over de juiste zoektermen en uzelf een bepaalde tijd te geven om die informatie op te zoeken. Zo voorkomt u dat u op de verkeerde pagina’s terecht komt en onnodig lang op die pagina’s blijft hangen.

o       Klantenbezoeken. Vooral fotografen en journalisten zijn nogal eens op pad. Probeer de bezigheden buitenshuis zoveel mogelijk bij elkaar te plannen. Dat is niet altijd mogelijk, maar vaak lukt het wel en dat bespaart toch aardig wat tijd en benzine.

o       Plan afspraken met klanten bij u thuis op kantoor vlak voor de pauze of voor het einde van uw werktijd en laat ze niet uitlopen. Als u ze aan het begin van de dag of direct na de pauze plant, lopen ze vaak uit en bent u een flink deel van uw eigenlijke werktijd kwijt. De klant wil zelf echter graag op tijd pauzeren en zal een gesprek voor de pauze of voor het einde van de werktijd niet graag rekken. Hij/zij is dan meestal ook op tijd weg. Zorg voor gesprekken onder vier ogen, zodat u niet gestoord wordt door huisgenoten en kinderen.

o       Plan voor het onderhoud van uw sociale netwerken zoals Facebook, Hives en LinkdIn een vaste tijd per dag in en alleen aan het einde van uw werkdag, zodat daar niet al teveel tijd in gaat zitten. Mocht u er geen tijd voor hebben dan is een keertje minder netwerken immers geen drama.

o       Bekijk e/mail hooguit tweemaal per dag en verwerk dan meteen de belangrijke, zakelijke mail. Dat kost meestal weinig tijd. Verwijder daarbij meteen de onbelangrijke mails en maak voor de mail die u wel moet lezen ( zoals vakliteratuur, mail van de KvK, enzovoort) een aparte map aan, waar u die mail even apart kunt zetten tot u tijd hebt om ze te lezen. Beantwoord de sociale mails van familie e.d. ’s avonds of in het weekend, maar houdt de werkuren voor de zakelijke mail. Besteed niet teveel tijd aan het lezen van cc-tjes. Wil iemand u iets laten weten, dan belt hij wel of hij mailt u persoonlijk.

o       Plan niet de hele dag vol, want dan zult u regelmatig iets naar de volgende dag moeten verschuiven, waardoor de weekplanning niet meer klopt en u in het weekend moet werken. Plan daarom eens per week, bijvoorbeeld op de vrijdagmiddag, ook een middag “diversen” in. Mocht er gedurende de week iets extra’s tussendoor gedaan moeten worden, dan hebt u die middag tijd om de weekplanning rond te krijgen. Is alles echter goed gegaan dan kunt u die middag gebruiken voor kantoorwerkzaamheden en administratie, zodat ook deze bezigheden tijdig gedaan worden.

o       Begin elke ochtend met het inzien van de agenda. Op die manier bent u gericht bezig. Zet nieuwe afspraken en opdrachten meteen in de agenda en stel dat niet uit, want dan kan er iets worden vergeten.

o       Maak een takenlijst van de taken die u binnen een bepaalde tijd klaar moet hebben en zet de deadline daarvoor een dag te vroeg in uw agenda, zodat u daar niet te laat mee bent.

o       Houd uw werkplek opgeruimd! Ook en vooral als het druk is. Op die manier kunt u altijd alles vinden en verdoet u geen tijd met zoeken.

Algemene aandachtspunten

 Maak familieleden, vrienden en kennissen weten dat u overdag echt moet werken voor de kost, maar dat zij buiten werktijden, in het weekend en ’s avonds dus van harte welkom zijn. Voor noodgevallen bent u natuurlijk altijd bereikbaar, maar het is niet de bedoeling dat u overdag door sociale telefoontjes en bezoekjes gestoord wordt.

De mobiele telefoon kan erg storend zijn als u een belangrijk gesprek met een klant hebt, of als u vlak voor de deadline nog een opdracht af moet krijgen. Zet uw mobiele telefoon dan even op de voicemail en werk de binnengekomen telefoontjes meteen na het bezoek van de klant of het halen van de deadline af. Op die manier kunt u even in rust vergaderen, of haalt u ook de deadline.

Is er geld voor, probeer dan de huishoudelijke karweitjes te verminderen door voor minstens een ochtend in de week een vertrouwde huishoudelijke hulp te nemen en laat deze dan ook (volgens uw instructies) de telefoon opnemen, zodat u die ochtend of middag uw handen helemaal vrij hebt voor uw werk. Veel telefoontjes zijn sociale telefoontjes en elke onderbreking kost u tijd om weer in uw werk te duiken. Zo nodig kunt u die telefoontjes ’s avonds afhandelen.

Er zijn nog meer handigheidjes te bedenken om efficiënt met uw tijd om te gaan. Ook heeft elk beroep zijn eigen tijdverspillers en zijn eigen valkuilen. Neem bijvoorbeeld een aannemer die sociaal ingesteld is en met elke bezoeker op de bouw een gezellig gesprek aangaat. Of denk eens aan de tekstverwerker die ongelooflijk hard werkt, maar in haar eeuwige haast geen archief opbouwt en na verloop van tijd niet meer weet wie er zijn rekening nog niet betaald heeft. Zij zal op den duur meer tijd en geld kwijt zijn aan het regelen van haar administratie dan ze gewonnen heeft met haar harde werk.

Ik wens u veel succes.