Gepubliceerd op 2/07/09

Er wordt wat afgetraind in deze wereld. Als het niet gaat om het werken met een nieuw computersysteem, dan gaat het wel om effectievere klantgesprekken. Alles maar dan ook alles kunnen we trainen tegenwoordig. Van de laatste regelgeving voor accountants tot de veiligheidsinstructies in de procesindustrie, het is allemaal trainbaar. Maar wat beïnvloedt vervolgens het effect van al die trainingen?

Trainingseffecten

Het meten van trainingseffecten is niet het moeilijkste wat er is. Het is niet zo makkelijk als een meetlint pakken en deze even langs de training leggen of de trainee. Het is wel duidelijk dat trainees niet groter of langer van het volgen van een training.

Het meten van trainingseffecten vraagt dus om een andere aanpak. Een aanpak waarbij vooral gekeken wordt naar het verschil tussen de situatie voor en na de training. Het punt is echter dat het effect van trainingen beïnvloed wordt door een aantal factoren. Waardoor simpel weg een metinkje uitvoeren uitgesloten is.

Invloeden op trainingseffecten

De invloeden op het effect van trainingen is in te delen in trainee interne factoren en externe factoren. Het gewicht van de invloed van de verschillende factoren op de effectiviteit verschilt natuurlijk. Sommige factoren zoals de interne hebben veel meer gewicht dan de externe. En binnen de externe factoren zijn er natuurlijk ook weer verschillen tussen de aanwezige factoren.

De factoren

De interne factoren zijn onder andere:

Verwachtingen van de training
Voorkennis
Intelligentie
Inzet
Motivatie
Verwachtingen van de situatie na de training

De externe factoren zijn alsvolgt in te delen:

De training inhoud en opbouw
De trainer
De werkomgeving van de trainee
Het directe management
Het hogere management
De organisatie cultuur
De thuissituatie

Elk van deze externe factoren zijn weer verder onder te verdelen.

De opbouw en inhoud van de training heeft betrekking op:

Past de inhoud bij wat men nodig heeft
Passen de gekozen werkvormen bij de inhoud
Geeft de training de mogelijkheid om te oefenen met de stof
Houdt de training rekening met de verschillende stijlen van leren
Is de training gericht op effect of op kennisoverdracht
Is de training aangepast aan de situatie op de werkplek
Houdt de training rekening met transferfactoren

De trainer beïnvloedt de effectiviteit door:

Vakinhoudelijke kennis
Trainersvaardigheden als:

omgang met groep
aanpak verstoringen
creëren veilige leeromgeving
kennis van voorkennis trainees
kennis van de situatie op de werkvloer van de trainees
kennis van de toepasbaarheid van de aan te bieden informatie
opvangen kennistekorten

Voorbereiding

Gesprek met deelnemer
Gesprek met leidinggevende
Inzicht in wensen organisatie rond training
Inzicht in verwachtingen deelnemers
Inzicht in verwachtingen werkomgeving
Inzicht in verwachtingen organisatie

Nazorg

kunnen trainees voor vragen terecht bij de trainer
komt de trainer op werkbezoek

De werkomgeving van een trainee is van invloed in drie fasen:

In aanloop naar de training

welke verwachtingen worden uitgesproken
welke verwachtingen worden getoond, bewust of onbewust
welke ondersteuning wordt geboden
is er duidelijkheid over de wensen

De trainingsperiode

laat men de trainee met rust gedurende de training
wordt het werk van de trainee overgenomen
wordt de terugkeer van de trainee voorbereid

Na afloop van de training

krijgt de trainee kans om te oefenen
kan de trainee vertellen over zijn ervaringen
krijgt de trainee begeleiding
zijn alle middelen nodig voor het uitoefenen van het werk op basis van de nieuwe kennis aanwezig
toont de omgeving interesse in de nieuwe kennis en vaardigheden

Het directe management beïnvloedt de effectiviteit van trainingen voor in de fases van de aanloop naar de training en na afloop bij terugkeer op de werkvloer.

Aanloop

Zijn de wensen van het management duidelijk
Heeft het management vastgesteld in samenspraak met de trainee wat de wederzijdse verwachtingen zijn
Staat het management achter de trainee en de training
Creëert het management ruimte voor de trainee om zich voor te bereiden
Is het management helder naar de werkomgeving toe over de training en het doel
Heeft het management een plan voor na terugkeer van de training opgesteld
Is het management duidelijk over de wijze waarop het gaat vaststellen wat de effectiviteit van de training is
Heeft het management een duidelijk beeld van wat de training inhoud
Heet het management een gesprek gehad met de training over haar verwachtingen en doelen

Afloop

Is het management geïnteresseerd in wat is geleerd
Heeft het ruimte gecreëerd voor oefenen met de nieuwe kennis
Is de benodigde apparatuur aanwezig
Meet het management de ontwikkeling van de trainee
Meet het management de effectiviteit van de training
Bespreekt het management haar bevinden met de trainee

Het hogere management beïnvloedt trainingseffectiviteit door haar beleid en houding tegenover trainingen. Dat doet zij bijvoorbeeld als zij haar trainingsbeleid laat bepalen door de financiële situatie van de organisatie of als zij trainingsbudget gebruikt voor andere organisatie activiteiten. Hierdoor ontwikkelen medewerkers het idee dat er geen budget zal zijn voor trainingen of dat trainingen niet bedoeld zijn als hulpmiddel bij het uitvoeren van het werk dat moet worden verricht.
De cultuur van een organisatie beïnvloedt de effectiviteit van trainen, doordat zij bijvoorbeeld de sfeer schept dat opleiden en trainen niet belangrijk is. Dit uit zich dan bijvoorbeeld in de vorm van gedrag dat het toepassen van nieuwe kennis hindert of verhindert. Voor een organisatie kan het dan ook zinvol zijn om eerst vast te stellen of zij wel een cultuur bezit die gericht is op ontwikkeling van medewerkers.

De thuissituatie kan de trainee hinderen in zijn ontwikkeling, doordat zij bijvoorbeeld verwacht of eist dat de trainee beschikbaar is voor huiselijke activiteiten. De thuissituatie kan ook van invloed zijn omdat zij de trainee bijvoorbeeld niet de mogelijkheid om zich voor te bereiden of rustig te werken aan opdrachten.

De effecten

Al deze factoren hebben in verschillende mate effect op de effectiviteit van een training. Daarbij kunnen die effecten zowel positief als negatief zijn. Sommige zijn zelfs te verwaarlozen afhankelijk van het soort training. Andere moeten eerst vastgesteld worden voordat gemeten kan worden hoe effectief een training was. Dit om te voorkomen, dat de conclusie getrokken wordt, dat een training ineffectief was, terwijl het bepaalde interne of externe factoren waren die een negatief effect uitoefenden.

Zo is het te begrijpen, dat als iemand heftruck leert rijden, maar hij vervolgens zes maanden moet wachten op een heftruck om mee te rijden, dat er dan weinig over is van de kennis en vaardigheden. In zo'n situatie is het weinig zinvol om de effectiviteit van de training te meten na bijvoorbeeld een maand.

Meten trainingseffect

Zodra er duidelijkheid is over de invloeden op het effect van een training, kan het effect van een training gemeten worden. Dit is misschien wel het eenvoudigst te doen, door voorafgaand aan de training vast te stellen wat men wil bereiken met het volgen van de training. Gaat het simpelweg om het veilig leren omgaan met apparatuur. Dan is het voldoende om na afloop van de training vast te stellen hoeveel veiliger medewerkers werken. Bij een managementtraining waarvan het doel bijvoorbeeld is het vergroten van de persoonlijke effectiviteit van een manager, zal men eerst moeten vaststellen wat men verstaat onder persoonlijke effectiviteit. Vervolgens zal men moeten bepalen wanneer men vindt dat de persoonlijke effectiviteit is toegenomen. Is dat als een deelnemer alle onderdelen van de training toepast of is dat als meer plannen van de deelnemer worden goedgekeurd, in vergelijking met het aantal dat voor de training werd goedgekeurd.

Bij het meten van het effect van trainingen moet men echter rekening houden met het feit dat het menselijk geheugen imperfect is en om te beginnen werkt op basis van twee principes:

"Wat het meest gebruikt wordt, wordt onthouden."
"Wat belangrijk gevonden wordt, wordt onthouden."

Dat betekent dan ook, dat men zeker de eerste zes maanden regelmatig zal moeten meten om vast te stellen wat uiteindelijk het echte effect is van een training in combinatie met de situatie waar de nieuwe kennis en vaardigheden worden toegepast.

Want uiteindelijk is er maar één zekerheid in de trainingswereld. Mensen kunnen heel veel leren, maar dat is nog geen garantie dat mensen ook alles zullen toepassen wat ze leren.