Hoe voorkom ik als zelfstandig ondernemer een
“burn-out”?
Een burn-out is meestal niet snel te genezen. Men zit er
soms maanden in vast. Het is dan ook verstandig om er voor te zorgen dat u er
helemaal niet in terecht komt. Al vanaf het begin van uw werk als zelfstandig
ondernemer kunt u daar maatregelen voor nemen. De meeste maatregelen zijn
zonder al teveel kosten te verwezenlijken, want het gaat voornamelijk om een
prettige werkplek en een organisatorische indeling van uw werkzaamheden.
Tips
Zorg al meteen vanaf het begin voor een lichte, prettige werkplek. Een thuiskantoor hoeft niet veel te
kosten:
–
Een goede computer,
–
printer,
–
een goede verrijdbare stoel,
–
de huistelefoon en het mobieltje,
–
een (tweedehands) bureau en wat kleine
kantoorbenodigdheden, zoals
o perforator,
o wat
schrijfmateriaal
zijn om te beginnen vaak al voldoende om uw gedachtegoed te
kunnen vermarkten. Uw werkplek mag echter niet
een hoekje in het rommelkamertje zijn, of in een donkere hoek van de kamer. U moet er prettig kunnen werken, dus
zorg voor een opgeruimde plaats
dicht bij een raam in een opgeruimde kamer. Zorg wel dat de monitor zo staat
dat u geen last van weerspiegeling hebt. Zet een paar mooie planten in de buurt
van uw bureau. Liefst planten die ook een sterke luchtzuiverende werking
hebben. Luchtzuiverend werken onder anderen de Ficus, de Dracaena en de
Aloë Vera. Er zijn er nog meer. Daar
kunt u in een goede zaak voor kamerplanten gerust naar vragen.
Plan daarnaast zorgvuldig
uw werkzaamheden.
Zet daarbij niet alleen de werktijden, maar ook de vrije tijd vast en probeer vooral
dat laatste niet in de war te laten gooien door uw klanten.
Voorbeeld:
Een jonge ondernemer in de bouw werd op zaterdagavond om
half tien gebeld door een klant die nog even wat in zijn berekening aangepast
wilde hebben. Toen de jonge ondernemer antwoordde dat hij dat op maandagmorgen
meteen zou doen antwoordde de klant geïrriteerd: “Ja, maar ik wilde dat
eigenlijk juist voor die
maandagmorgen in handen hebben. Dan kunnen de mensen er meteen aan beginnen.
Tijd is geld, mijnheer!” De jonge ondernemer bedacht zich echter geen moment,
bleef vriendelijk en zei: “Ja, dat klopt, maar dan had u daar even gisteren
voor moeten bellen en niet op zaterdagavond laat, mijnheer. Nu ben ik niet op
kantoor. Maandagmorgen begin ik er direct aan en om half tien hebt u de
aanpassing op de mail staan. Dat beloof ik u.”
Herzie regelmatig uw planning en plan per week ook een deel
van de werktijd “onvoorzien” in,
zodat u ook wat ruimte hebt voor klussen die er echt tussendoor moeten. Zo
loopt u minder risico dat er in het weekend nog bijgewerkt moet worden.
Laat u niet duwen
door klanten als daar geen reden voor is en u er geen tijd voor hebt.
Klanten willen graag gisteren het werk al klaar hebben, maar
zij zijn niet uw enige klant. Als u vol zit en toch iets ertussendoor moet doen
voor een extra klant, zal een van uw andere klanten zijn levering te laat
binnenkrijgen. U hebt dan vaak een geïrriteerde of boze klant en dat zorgt bij
u voor extra stress waar u niet op zit te wachten. Wil die nieuwe klant niet
wachten tot u hem kunt helpen, dan moet hij maar naar een ander gaan.
Wees duidelijk in uw
antwoorden en in het geven van termijnen. Zeg bijvoorbeeld niet dat u
“vermoedelijk” volgende week wel kunt leveren. De klant gaat er dan meestal
vanuit dat het die week wel zal lukken en belt vaak al op woensdag op om te
vragen of u al klaar bent. Hij ergert zich als het dan nog tot de volgende week
duurt. Zeg in dat geval liever dat het die week niet zal lukken en het een
weekje later wordt. Een ‘nee’ is
vaak voor een klant veel positiever en duidelijker dan een ‘ja, mits’ en zorgt voor veel minder stress aan uw zijde.
Is het project eerder klaar, dan valt het de klant mee en is
die tevreden. Een tevreden klant is bovendien een wandelende gratis reclame
voor u.
Zoek in uw beroepsomgeving naar mensen waar u mee kunt samenwerken. Hebt u plotseling teveel
werk dan is daar soms wel eens iets mee op te lossen.
Houd vast aan uw
prijzen. Zijn die goed gecalculeerd, doe daar dan niets van af. Vaak
vertellen klanten dat immers door aan anderen, die dan ook om korting komen vragen.
Op den duur werkt u dan voor iets meer dan de kostprijs en dat is niet de
bedoeling.
Weekend is weekend
en werktijd is werktijd. Alleen bij hoge uitzondering, als er bijvoorbeeld de
hele week al onderbrekingen in het werk geweest zijn door klanten of tegenvallende
bezigheden en er moet beslist iets voor de volgende week af zijn, kunt u dat in
het weekend proberen bij te werken. Maak dat dan echter goed door de volgende
week wat extra vrije tijd te plannen, door bijvoorbeeld een half uurtje later
te gaan werken. Uw gezondheid is belangrijk en u hebt uw rust nodig.
Combineer zoveel
mogelijk uw eventuele ritten naar klanten, de gemeente, boodschappen voor uw
kantoor, enzovoort. Het spaart benzine en tijd. Zorg voor goed timemanagement. Plan een vaste tijd voor uw administratie
of (als de financiële mogelijkheden er zijn) besteed die uit aan iemand anders.
Vaak kan er een partner, ouder of familielid voor ingeschakeld worden.
Ideaal, want dan bent u er zelf bijna geen tijd aan kwijt en het kost minder
dan iemand van buitenaf aan te nemen.
De telefoon
Privébezigheden en zakelijke bezigheden lopen vaak door
elkaar. Het is dan ook verstandig om naast uw zakelijke mobiele telefoon een (goedkopere) tweede mobiele telefoon
aan te schaffen voor privédoeleinden en in de weekenden de zakelijke telefoon
uit te schakelen of op de voicemail te zetten. Op maandagmorgen kunt u dan alle
binnengekomen zakelijke telefoontjes achter elkaar afhandelen. U mist op die
manier weinig klanten en wordt in uw vrije tijd niet gestoord.
Naast deze tips zijn er nog een paar:
–
Gaat u op vakantie, zet dan het antwoordapparaat aan en neem
alleen uw privé mobiel mee, zodat u in het buitenland niet door klanten
gebeld wordt.
–
Zet uw mobiel op “stil”
tijdens
o als
de deadline voor een project dichtbij is en u de tijd nodig hebt om door te
kunnen werken.
Op die manier wordt u niet gestoord en kunt u de volle aandacht bij vergadering of
werk houden. Denk er wel om dat u meteen na de vergadering of na het halen van
de deadline de intussen binnengekomen telefoontjes beantwoordt. De klant moet immers
niet het idee krijgen dat hij voor u niet belangrijk is.
Neem af en toe
afstand van uw werk en kijk of er nog verbeterpunten zijn in de
organisatie en het timemanagement. Dat gaat prima tijdens een weekendje weg of
als u op vakantie bent. U kunt uw werk dan van een afstandje bekijken en ziet
sneller waar de knelpunten zitten en wat u er aan kunt doen. Nieuwe ideeën
ontstaan het beste als u ontspannen bent.
Voor het overige: neem
uw ontspanning en gun uzelf af en toe iets leuks. Dat hoeft niet duur
te zijn. Op een mooie dag in uw middagpauze een half uurtje een terrasje pikken is bijvoorbeeld
geen misdaad en geeft u nieuwe energie.
