Opeens was daar het nieuws dat een van de eerste
bedrijven die het Nieuwe Werken instapten nu daar weer mee stopt en de mensen
weer naar kantoor laat komen. Dit lijkt goed nieuws voor de zakelijke
vastgoedmarkt, die na de succesverhalen van onder andere Interpolis en de
Rabobank de leegstand al verder ziet groeien met meer bedrijven die minder
werkplekken nodig hebben voor hun personeel, maar ik vermoed dat Yahoo alleen
navolging gaat vinden als bedrijven vanuit de eerste gedachten van het nieuwe
werken ook de volgende stap gaan maken.
Het Nieuwe Werken is gebaseerd op (tenminste) vijf
essentiële elementen zoals het toestaan van thuiswerken toestaan, een open
kantooromgeving met flexibele werkplekken, het aanbieden van nieuwe IT
voorzieningen in hardware en in software, digitaal documenten beheer en het
stimuleren van autonomie en verantwoordelijkheid. De eerste zaken zijn vooral
ICT en facilitair, het laatste is managerial en lijkt niet overal ten volle te
lukken. Van veraf kijkend naar de situatie bij Yahoo zie je dat de medewerkers
hun band met het bedrijf hebben verloren en minder rendement opleveren door
slechtere samenwerking en gebrek aan inspiratie van collega’s. In plaats van te
stoppen met HNW zal je als bedrijf op zoek moeten gaan naar creatieve
oplossingen voor deze problematiek.
Ik was onlangs op het schoolplein om mijn
zoontje uit school te halen toen bij een andere ouder de telefoon ging. Uit
eerdere gesprekken leidde ik af dat HNW onlangs was ingevoerd in het bedrijf
waar hij voor werkt en dat hij daarom wat vaker zijn kind uit school kon halen.
Hij stond redelijk dichtbij me, dus ik kon het gesprek bijna letterlijk volgen.
De man aan de andere kant van de lijn voor hem waar hij was en wat hij aan het
doen was. Voor mij twee vragen die absoluut niet thuis horen in HNW en in de
gedachte van het sturen op output.
Binnen het nieuwe werken is de plek waar de
medewerker zich bevindt namelijk helemaal niet relevant en waaraan de
medewerker werkt moet je bekend zijn, want daar is een afspraak over gemaakt.
Relevant is te weten wanneer hij of zij verwacht het af te hebben, of de
afgesproken deadline wel gehaald wordt en of hij of zij misschien hulp nodig
heeft bij het behalen van de deadline.
In eerdere onderzoeken is gebleken dat belangrijke
obstakels voor HNW naast de angst om de vaste werkplek te verliezen en de angst
om contact met collega’s te verliezen, de weerstand van managers tegen de
verandering is, die voorkomt uit de organisatiecultuur en, belangrijker, de
managementstijl van deze groep, die niet bij HNW past.
Onderzoeken bij en van
bedrijven die HNW hebben ingevoerd geven aan dat geen van alle organisaties volledig
voldoen aan alle randvoorwaarden voor HNW, de taakvolwassenheid is nog niet bij
iedere medewerker optimaal en managers kunnen nog niet allemaal sturen op
output. Het eerder genoemde voorbeeld geeft aan dat hier ook daadwerkelijk nog
een stap in te maken is.
Wat ik verder nog verwacht is dat managers van
bedrijven die HNW omarmen tegen dezelfde problematiek aan gaan lopen die
managers in de detacheringsbranche eerder al ervaren hebben, namelijk hoe bewaak
en bewaar ik de band die mijn medewerkers met het bedrijf en hun collega’s
hebben, zodat ons de situatie zoals bij Yahoo niet overkomt.
Nu HNW nog
redelijk nieuw is voor vele medewerkers en daarmee ook nog leuk en spannend
zullen bovenstaande issues niet direct bij de invoering grote problemen geven.
Dan zoeken ze elkaar nog op en is de samenwerking nog redelijk optimaal, maar
naar mate medewerkers vaker op afstand van de fysieke werkplek gaat werken zal de
overdracht tussen medewerkers niet altijd goed gaan, is er, zeker als het
sturen op output niet optimaal gedaan wordt, enig verlies in efficiency en zal
dit tot meer emailverkeer leiden.
Om ook voorbereid te zijn op de toekomst is het zinvol
om een scan uit te voeren op de huidige situatie in het bedrijf, trainingen in
gedragsverandering te arrangeren, met name voor managers, managers te coachen in
de nieuwe verwachtingen en rol en mensen te trainen in efficiënt emailgebruik.
Optimaliseren van HNW zorgt er voor dat het een succes blijft en de verhalen
zoals die van Yahoo een uitzondering worden. Het niet nemen van deze volgende
stap maakt het Nieuwe Werken gedoemd te mislukken.
Henk van der Tweel
Consultant / Coach / (Interim) Manager
