Het woord “kostenbesparing” is een moeilijk onderwerp voor bedrijven. Elk bedrijf heeft immers een kostenplaatje. Goed calculeren is daarom hard nodig, maar wat is nu een noodzakelijke uitgave en wat niet? Niet iedereen weet de noodzakelijke van de onnodige kosten te scheiden. Het is ook niet gemakkelijk. Meestal is een ondernemer in het begin ook meer bezig met het starten van zijn bedrijf en de werkzaamheden die daarmee samenhangen, dan met de kosten die er ongemerkt in sluipen. Hier worden de kosten en de overwegingen daarbij eens even op een rijtje gezet.
Kantoor- en/of bedrijfsruimte
Wie vanuit het eigen huis begint te werken heeft de minste kosten. Op die manier blijft van het verdiende geld het meeste over. Vooral de internetbedrijven, administratieve bedrijven en zelfs de kleinere bouwbedrijfjes kunnen vaak vanuit hun eigen huis beginnen. Het kantoor wordt ingericht in een slaapkamer, een hoek in de huiskamer of een aangebouwd kantoortje. Het enige nadeel is dat zaak en privébelangen dan nogal eens door elkaar lopen, waardoor een goede planning extra noodzakelijk is. Een gedeelte van de kosten van energie, huur, enzovoort, kunnen echter van de belastingen worden afgetrokken.
Ruimte huren of kopen?
Heeft het bedrijf teveel ruimte nodig vanwege opslag, etalering, enzovoort, zoek dan om te beginnen een niet al te duur pand. Kunt u iets kopen, doe dat dan, want een huurbedrag is elke maand weg. Dat ziet u nooit meer terug. Met een (aflosbare!) hypotheek bouwt u met uw bedrijf ook vermogen op. In deze tijd zal men natuurlijk iets voorzichtiger zijn om te kopen, maar in uw eigen pand kunt u wel aanpassen wat u zelf nodig acht. Het is goed om alle voor- en nadelen eens heel eerlijk voor uzelf op een rijtje te zetten en tegen elkaar af te wegen.
Apparatuur.
Schaf ook hier niet meer aan dan u momenteel nodig hebt. Om te beginnen is voor een kantoor niet meer nodig dan een bureau (er zijn zelfs hele goede tweedehands bureaus te koop), een ergonomisch goede bureaustoel op wieltjes, een goede computer met breed scherm, een printer, externe harde schijf om een back-up te kunnen maken en op een externe plaats op te bergen, wat ordners, printpapier en de noodzakelijke kleine kantoormiddelen als niettang, perforator (een lange met 4 gaatjes), een brievenweegschaal, enzovoort. Weet u al van tevoren dat er erg veel geprint zal moeten worden (bijvoorbeeld voor bouwtekeningen, berekeningen, administratieve zaken zoals voor een advocatenkantoor), overweeg dan een leaseprinter op tonerbasis. Meestal is dat goedkoper dan een gewone printer.
Inkoop van kantoormaterialen
Koop niet meer in dan noodzakelijk is en bekijk aan het einde van elke week of er nog genoeg postzegels, papier, enveloppen, ordners, toners, cartridges, enzovoort in voorraad zijn. Houd aanbiedingen van zaken in de gaten. Zo kan men soms bij Lidl goedkoop brede enveloppen kopen voor een minimale prijs. Tja, daar slaat u dan natuurlijk een redelijke hoeveelheid van in, zodat u er zo lang mogelijk mee toe kunt komen. Combineer boodschappen voor de voorraad zo goed mogelijk met ritjes naar klanten, want dat scheelt weer benzine.
Auto
Een leaseauto is gemakkelijk, maar kost ook extra geld en de belasting pikt ook daar graag een graantje van mee. Zoek uit waar u het beste mee uit bent. U moet natuurlijk zorgen voor een auto waar u op kunt vertrouwen. Wilt u een eigen auto voor de zaak kopen, let dan op een aantal zaken. Het hoeft in dat geval geen nieuwe auto te zijn, maar ook een goede tweedehandse auto die slechts hooguit 4 jaar oud is kan al voldoen. Laat deze van tevoren wel goed keuren. Bekijk de aanbiedingen van de leasemaatschappijen en bereken zelf of u goedkoper af bent met een leaseauto of met een goede tweedehandse auto. Meestal is de laatste versie de goedkoopste, zeker als u de auto zo lang mogelijk in eigendom houdt, tot deze problemen gaat leveren of teveel gaat kosten in het onderhoud. Vaak kiest men toch voor het gemak van de leaseauto, waar geen kosten en problemen mee zijn als er iets aan mankeert. Het gemak dient de mens. Het is maar wat u wilt en wat uw bedrijf aankan.
Telefoongesprekken:
Laat klanten bellen en bel zo min mogelijk zelf. Zorg wel dat u bereikbaar bent. Wie niet te bereiken is, verliest klanten. De klant heeft tegenwoordig weinig geduld en zal al snel een ander zoeken als uw telefoon vaak en lang op de voice mail staat. Houd de tijd van het gesprek kort. Als u zelf belt scheelt dat in de kosten. Als de ander belt, scheelt dat werktijd. (Hangt er vanaf of u zelf gemakkelijk praat en sociaal van aard bent. Dan is dat eigenlijk wel moeilijk.)
Medewerkers
Stel beslist niet meer medewerkers aan als u beslist nodig hebt. De grootste kosten van de meeste bedrijven zijn de salariskosten van de medewerkers. Zolang u het zonder medewerkers kunt doen, begin er dan ook even niet aan. Probeer het vooral in het begin te redden met stagiaires, freelancers die op afroep beschikbaar zijn, familieleden als dat mogelijk is, enzovoort. Natuurlijk: aan elke stagiair hebt u in het begin wel wat werk om hier en daar iets uit te leggen en aanwijzingen te geven, maar normaal gesproken hebt u er toch door de bank genomen voordeel van als u het goed aanpakt. Het uurbedrag van een freelancer is misschien wat hoger dan dat van een aangestelde medewerker, maar als de freelancer ziek wordt, kost dat u niets en moet u alleen op zoek naar een andere. Een zieke, vast aangestelde medewerker kan uw bedrijf echter op kosten jagen.
Reclame maken
Zorg ervoor dat binnen de kortste keren uw bedrijf in de regio bekend is. Dat hoeft echter geen grote kosten met zich mee te brengen. Stel eens een goede flyer op en laat die door een jongere die graag wat wil bijverdienen in de omgeving rondbrengen. Zet een advertentie in enkele plaatselijke kranten, waarvan u weet dat ze goed bekeken worden. Grote advertenties in regionale of landelijke bladen zijn duur en leveren meestal niets of weinig op.
De beste reclame is echter mond tot mond reclame. Levert u goed werk, dan is de klant tevreden en zal dat ook aan anderen vertellen. Na verloop van een jaar of twee hoeft u dan niet veel reclame meer te maken, maar komen de klanten vanzelf naar u toe. Voor winkels geldt natuurlijk een ander reclameverhaal. Winkels moeten toch altijd wat meer reclame maken dan administratieve bedrijven, aannemers of logistieke bedrijven.
Website
Tegenwoordig is een goede website aan te raden, want bijna alle klanten gaan even “Googelen” om uit te vinden hoe een bedrijf in de markt ligt en zij willen op uw website zien wat u aanbiedt en welke projecten u eventueel al goed afgerond hebt. Degenen die handig zijn met de computer kunnen voor het eerste begin misschien wel zelf een website met WordPress of Joomla opzetten. Dat is niet al te moeilijk, maar niet iedereen kan dat. Kijk in dat geval eens rond naar iemand (vaak vinden ook jongeren dat leuk om te doen) die handig is in programmeertalen. Leg uw wensen zorgvuldig uit! Geef aan dat u zelf de website wilt onderhouden. Op die manier kunt u zelf teksten en foto’s erop zetten of eraf halen naar behoefte. Ook moet u er zelf pagina’s bij kunnen maken voor het geval uw bedrijf groter wordt dan u in het begin gedacht had. Zorg voor goede plug-ins, waarmee u kunt zien of alles ook aan de SEO eisen van de zoekmachines voldoet. Tegenwoordig is de plug-in van Yoast een hele goede. Meld uw bedrijf en uw website aan bij de sociale media als LinkedIn, Facebook, Twitter, enzovoort. Zorg echter dat u niet al teveel tijd kwijt bent met sociale mailtjes.
Bezoeken aan klanten:
Is het mogelijk laat de klant dan zelf komen. Dat spaart benzine en de reistijden heen en weer. Is uw bezoek noodzakelijk, blijf dan niet langer dan noodzakelijk. Vaak komt de klant nog met extra vragen, waardoor het gesprek gerekt wordt. U hebt er echter een termijn voor ingepland en kunt dan later in tijdnood komen. Soms gaat het om dingen die niet snel te beantwoorden zijn. Vraag in dat geval of de klant de vragen even op de mail zet en beloof dat hij binnen 24 uur antwoord krijgt.
Pas op met reclame en aanbiedingen van anderen
Veel aanbiedingen zijn geen echte aanbiedingen, maar dienen alleen om u tot aankoop te bewegen, vaak voor zaken die u helemaal niet nodig hebt. Vooral bij aanvang van een bedrijf koopt men vaak zaken die men naderhand niet of nauwelijks nodig heeft, of die ook met goedkopere middelen gemakkelijk zijn op te lossen. Vooral als u een beginnende ondernemer bent en nog niet veel verdiend hebt is het verstandig om bij elke aankoop zorgvuldig te bekijken of die wel echt noodzakelijk is voor uw bedrijf.
