Project Portfolio Management
Processen en methodieken
De laatste tijd lijken steeds meer bedrijven echt serieus werk te gaan maken van project portfolio
management. Voor de starters, dit proces gaat met vallen en opstaan, want PPM is geen exacte
wetenschap. Het is niet mogelijk om wat andere bedrijven doen één op één kopiëren en te
implementeren in je eigen bedrijf. Het zal vanwege de verschillen in bedrijfsfilosofie bij elk bedrijf vanuit
de eigen filosofie aangestuurd moeten worden. Om een goede start te maken is het van belang dat het
management op elk niveau definieert op welke KPI’s ze willen sturen. Wat is voor hen het belangrijkste
om te realiseren? In tegenstelling tot wat veel mensen denken hoeft dit niet altijd geld gerelateerd te
zijn, maar het is wel belangrijk alles om te rekenen naar een Business Value die bepaald is en meetbaar
gemaakt is vanuit de eerder door het management gedefinieerde KPI’s.
Wees er van bewust dat Project Portfolio Management processen meer zijn dan alleen standaards die
vanuit PMI, P3O, etc. komen en ook uit meer dan alleen de methode voor de selectie en het beheer van
projecten bestaan. Sommige PMO’s hebben hun projectmanagement en portfolio management
processen volledig afgestemd op de nieuwste standaards en zijn teleurgesteld zodra ze ontdekken dat
ze niet effectief worden gebruikt in de hele organisatie.
Bij het beheer van project portfolio management processen van het PMO, blijkt vaak dat de toegepaste
processen verder moeten reiken dan alleen de vastgelegde kennis standaards. In aanvulling op de
methode, moeten processen en beleid worden ingevoerd voor zaken als de opslag van project
documenten, het moment van aanlevering van projectstatus rapporten, hoe en wanneer
projectgegevens in de eventuele PPM tooling in te voeren en hoe en wanneer bepaalde technieken te
gebruiken.
Zorg dat de PPM processen antwoord
geven op het “wat” van de “wat moet
worden gedaan”, maar ook invulling
geven aan de praktische context en de
specifieke kenmerken van het “wie,
wanneer, waar, hoe, en waarom”. De
PMO processen die je minimaal op
orde moet hebben om invulling te
kunnen geven aan PPM zijn Financieel
Management, Risico Management en
Stakeholder Management.
Bovenstaande processen moeten
ingeregeld zijn op elk niveau (project,
programma en project portfolio) om
effectief aan Project Portfolio
Management te kunnen doen.
Processen
1. Herhaal de stappen. Categoriseer opnieuw als je er bij het
balanceren niet uitkomt. Prioriteer opnieuw als je bij het
plannen dagen in de week tekort komt.
2. Herhaal het proces. Kijk maandelijks kritisch naar je
projectenlijst. Zorg er voor dat je regelmatig het
projectportfolio op schoont.
3. Houdt een vinger aan de pols:
a. Welke doelen heb ik (niet) bereikt?
(Benefit Management)
b. Is het financieel nog steeds allemaal haalbaar?
(Financieel Management)
c. Neem ik niet teveel (onverantwoorde) risico’s?
(Risico Management)
d. Informeer en betrek ik nog steeds de juiste
mensen? (Stakeholder Management)
Daarnaast minimaal de overige PMO processen die noodzakelijk zijn om bovenstaande processen en
benefit management op project portfolio niveau uit te kunnen voeren.
De bovenstaande portfolio management cycle (vrij naar MoP) geeft een goed beeld van de Project
Potfolio Processen. Denk vooral ook in processen en samenwerking, want methoden zijn statisch en
verouderen snel. Focus op de PPM processen en best practices die schaalbaar naar soort en omvang van
de projecten. Processen die workflows bieden en schaalbaar zijn voor verschillende typen en grootte
projecten geeft het projectteam de mogelijkheid een breed scala van projecten effectief uit te voeren
zonder te worden belast door te veel bureaucratie. PMO processen kunnen de structuur, begeleiding en
flexibiliteit bieden om echt te helpen zonder extra werk voor de projectleider en deelnemers aan het
project te creëren.
Wees voorzichtig met de aanschaf van tools en kijk naar hoe ze in te zetten. Hoewel PPM tools een
aantal functies voor samenwerking bieden, proberen de meeste organisaties bestaande enterprise
collaboration platforms te gebruiken in plaats van het plaatsen van projectbestanden en -mappen in een
extra repository. Ga voor je eigen organisatie na wat je beoogt met de tooling en doe een uitgebreide
pakket selectie om te kijken welke tooling het best past binnen de organisatie. Processen, tools en
samenwerking werken gezamenlijk en elk voor zichzelf effectief bij het beheren van projecten en het
continue verbeteren van de organisatie.
Wacht niet tot er een probleem om herziening van de processen en best practices van het PMO of
project portfolio beheer organisatie. Installeer proceseigenaren en delegeer aan hen de plicht de hun
toegewezen processen en best practices periodiek te evalueren. Moedig hen aan om proactief
bestaande processen te stroomlijnen en te verbeteren en nieuwe processen en best practices die van
waarde voor de organisatie kunnen zijn te identificeren.
De PPM processen en best practices die proceseigenaren hebben, worden voortdurend verbeterd door
de herziening en het toepassen van “Lessons Learned” feedback en suggesties voor procesverbetering.
Proces eigenaren helpen om continuous improvement en institutionalisering van de PPM processen en
best practice kennis, kunde en uitvoeringsmogelijkheden te realiseren. In plaats van het steeds opnieuw
ervaren van de dezelfde problemen, erkenning en prikkels voor procesverbetering stimuleren en project
teamleden belonen als ze mee doen. De eindresultaten zijn niet alleen lessons learned documenten,
maar ook praktische verbetervoorstellen om processen te stroomlijnen, best practices te verbeteren en
gebreken en afval te elimineren. Zoals Edward Deming zette, “Fix het proces en u zult het probleem
oplossen.”
PPM processtappen
Een duidelijk begrip van de “as-is” status stelt u en het team in staat te bespreken en te debatteren over
wat goed werkt, wat moet verbeteren, en om afspraken te maken over bruikbare procesverbetering
suggesties. De stappen staan ook vermeld in het MoP plaatje aan de kant van de portfolio definitie.
Creëer overzicht
Creëer eerst een overzicht van alle lopende en voorgenomen projecten. Brengt daarvan in kaart welke
investeringen daarmee gemoeid zijn, welke doelen ze betrekking op hebben, welke risico’s erbij komen
kijken, enzovoorts. Verzamel niet teveel en niet te weinig informatie. Het is projecteigen dat je nooit
over alle relevante informatie beschikt. Zorg er voor dat dit functioneel blijft. Maanden bezig zijn met
informatie verzamelen is niet zinvol.
Categoriseer
Deel vervolgens je projectportfolio in categorieën in (b.v. Wetgeving, Procesverbetering,
Kostenbesparing, etc.). Dit schept overzicht. Bepaal op hoofdlijnen hoeveel tijd en energie je per
categorie wilt investeren.
Prioriteer
Prioriteer vervolgens op basis van gezond verstand of gebruik één van de vele methodes. Zorg er voor
dat je urgentie en belangrijkheid in kaart heb en doe in principe alleen projecten die urgent & belangrijk
zijn. Als je dan nog tijd overhoudt, doe je de projecten die niet urgent maar wel belangrijk zijn.
Aan de hand van de ‘hogere’ bedrijfsdoelen bepaal je welke projecten wel of niet urgent en/of
belangrijk zijn. Als je geen hogere bedrijfsdoelen hebt, denk daar dan eerst eens over na (KPI’s). Kom je
daar (nog) niet uit, prioriteer dan eerst op basis van intuïtie. Analyseer vervolgens aan welke projecten
je via deze weg prioriteit geeft. Dit kan ook helpen om je KPI’s te identificeren. Werkt dit ook niet, blijf
dan simpelweg projecten doen tot je er wel achter komt. Dan ben je in ieder geval bezig geweest en dat
kan ook zinvol zijn.
Balanceer
Beantwoordt vragen als:
• Wil ik van elke categorie projecten in de top 10 hebben staan?
• Wil ik niet teveel projecten met grote risico’s doen?
• Kan ik synergie bereiken door bepaalde projecten parallel te draaien?
• Hoeveel projecten kan ik überhaupt doen in een jaar, maand, week?
Plan
Het is vrijwel onmogelijk om een projectportfolio van meer dan 20 projecten van enige omvang tot een
goed einde te brengen zonder (op hoofdlijnen) een portfolioplanning te maken. Zoek naar antwoorden
op vragen zoals:
• Welke projecten wil ik de komende 3 jaar doen?
• Welke moet ik dan dit jaar starten?
• Welke projecten moeten achter elkaar plaatsvinden?
• Welke moet ik parallel doen?
Conclusie
PPM heeft vaak nog een lange weg te gaan en moet in een continu verbeterproces zitten om effectief te
zijn en te blijven. Zorg voor heldere doelstellingen en stel deze regelmatig bij. Volg de bovengenoemde
processtappen en gebruik deze om met enige regelmaat ook de prioriteiten van je projecten onderling
bij te stellen. Houd je doelen en benefits voor ogen en meet van elk project na afloop in hoeverre deze
heeft bijgedragen aan je doelen. Zorg voor voldoende senior management commitment en een
duidelijke aansluiting bij de governance en bedrijfsstrategie.
The portfolio management model (MoP)
Voor meer informatie:
Henk van der Tweel
ICT Consultant en Competentie groepsleider PMO
2lhenk@gmail.com
+31620951521
