Elke enthousiaste ondernemer zal na verloop van tijd merken dat de stapels documenten hem of haar boven het hoofd groeien en er nodig een systeem in moet komen. Als u dat overkomt, bent u eigenlijk al te laat. Het is verstandig om al vanaf het begin te bedenken hoe u die groeiende bulk met digitale en papieren documenten kunt ordenen. Niet alleen de boekhouding, maar ook de eventuele projecten, de facturen, de belastingdocumenten en de documenten van eventueel onroerend goed en het onderhoud daarvan moeten immers allemaal op een logische manier opgeborgen worden, zodat u ze elk gewenst moment kunt terugvinden.
Soorten archieven
Er zijn verschillende soorten archieven:
– het papieren archief
– het digitale archief, opgeslagen op de computer en op informatiedragers als cd, harde schijven, microfilms, enzovoort.
Beide soorten kunnen we nog eens onderverdelen in:
– het dynamische archief
– het statische archief.
Uitleg:
Het dynamisch archief is het archief dat dagelijks gebruikt wordt om er documenten in op te bergen en documenten uit op te vragen. Het is vaak nodig en moet daarom in de buurt van de werkplek zijn, zodat u of uw medewerkers er snel bij kunnen komen. De documenten zitten vaak in ordners, hangmappen, en dergelijke en bevinden zich meestal in speciaal daarvoor aangeschafte archiefkasten.
Het statisch archief is een archief waar alle documenten in opgeslagen worden die niet, of niet vaak meer, nodig zullen zijn. Het betreft dan dus afgewerkte projecten, oudere documenten, die wel nog bewaard moeten blijven (voor de belastingen of uit historisch oogpunt, e.d.) maar die niet meer vaak nodig zullen zijn. Dit archief hoeft dan ook niet dicht bij de werkplek te staan, maar kan zich ook op zolder of in de kelder bevinden.
Ook het digitale archief kent deze indeling. Het digitale statische archief bevindt zich meestal opgeslagen op informatiedragers zoals externe harde schijven, cd’s, microfilms, en dergelijke. Deze informatiedragers worden vaak op een brandvrije plaats buiten het eigen bedrijf opgeslagen, of men heeft hiervoor een aparte plek ingericht bij het statische papieren archief.
Systemen
Voor het ordelijk opbergen van documenten in een archief is een goed systeem nodig. Het liefst een systeem dat meegroeit met het bedrijf. Het systeem moet ook passen bij de soort van bedrijf. Voor een constructiebedrijf is bijvoorbeeld een ander systeem nodig dan voor een accountantskantoor.
Het ABC systeem
Voor een klantenbestand neemt men meestal het ABC systeem. Er wordt dan gearchiveerd op alfabet en wel op naam. De documenten van klanten waarvan de naam met een A begint, staan dus vooraan in het systeem en wel als volgt:
Aarts, J.H.G
Abels, G.
Anker, G. B. J.
Klanten waarvan de naam met een Z begint, staan dus achteraan in het klantenarchief. Neem voor elke nieuwe letter een nieuwe ordner of, als u niet veel klanten hebt en meestal voor diezelfde klanten werkt, houd de lettergroepen dan van elkaar gescheiden gekleurde tabbladen.
Het datum systeem
Dit is een van de eenvoudigste systemen. Hierbij wordt de laatst binnengekomen informatie bovenop gelegd. Veel documenten worden op datum gearchiveerd. Denk maar eens aan bank- en giroafschriften, vergaderdocumenten en de notulen van vergaderingen, werkplanningen, enzovoort.
Het numerieke of alfabetische codesysteem
Voorbeelden van numerieke codes zijn factuurnummers, die vaak een combinatie zijn van een volgnummer, het jaartal en het klantnummer of projectnummer. De eerste uitgeschreven factuur van het jaar 2012 van een bepaald project kan er dus als volgt uitzien: 001-12-9654.
Ook bankrekeningnummers zijn numerieke codenummers, evenals telefoonnummers, enzovoort.
Het U.D.C. systeem
De volledige naam hiervan is het “Universele, Decimale classificatiesysteem”. Dit systeem is oneindig uitbreidbaar en wordt over de hele wereld gebruikt. Hierbij wordt gesorteerd op onderwerp. Ook op internet staat er een uitleg van. Het systeem is van toepassing op elk bedrijf. Het gaat van 0 tot 9 en de onderwerpen kan men per getal weer opnieuw indelen. De hoofdonderwerpen zijn bijvoorbeeld voor een willekeurig bedrijf:
Directie
Management
Administratie
Gebouwen
Inkoop
Verkoop
Materialen
Personeel
Productie.
“Groep 3 Administratie” kan men dan bijvoorbeeld weer onderverdelen in:
1.1 Boekhouding
1.2 Belastingen
1.3 Contracten, enzovoort.
Elk van deze onderwerpen kunnen ook weer opnieuw onderverdeeld worden:
1.1.1 wordt dan bijvoorbeeld de zakelijke boekhouding
1.1.2 de kasboekhouding
1.1.3 offertes
1.1.4 Facturen
1.1.5 Debiteuren
1.1.6 Crediteuren
1.1.7 Enzovoort.
Op die manier kan het archief tot in het oneindige uitgebreid worden en raakt nooit “vol”! Er zijn nog wel meer archiveringssystemen, maar ik denk dat u hier al een heel eind mee uit de voeten kunt. Elk bedrijf kan dit systeem naar eigen goeddunken invullen met eigen hoofdgroepen en eigen onderverdelingen.
Maak back-ups en sla die op een veilige plek op.
Meestal begint men met een papieren archief en slaat men de digitale documenten op de harde schijf van de computer op. Voor beide systemen is er echter gevaar. Bij het uitbreken van brand of bij een inbraak met diefstal kunt u een of beide archieven ineens helemaal kwijt zijn. Dat zou een ramp betekenen. U kunt dan bijvoorbeeld immers niet meer nagaan wie er al betaald heeft en wie niet. Wie er al een ondertekende offerte had ingestuurd en waar en voor wie u bepaalde materialen besteld had. Zorg daarom altijd voor een digitale opslag van uw archief op een andere plaats dan uw werkplek, zodat u in elk geval de actuele zaken niet kwijt kunt raken.
Voordelen en nadelen van een digitaal archief
Tegenwoordig neigen veel ondernemers naar enkel een digitaal archief. Dat is begrijpelijk, want een digitaal archief neemt veel minder plaats in beslag dan een gewoon archief, maar niet alles kan en mag digitaal opgeslagen worden. Vaak moeten de belangrijke documenten, zoals documenten van de aankoop van onroerend goed, contracten, en dergelijke, toch nog in tastbare (dus papieren) vorm opgeslagen worden. Alleen de papieren vorm daarvan is immers rechtsgeldig. Het is dan ook verstandig om in elk geval de belangrijke documenten niet alleen digitaal op te slaan, maar daarnaast ook in ordners te bewaren. Die documenten moeten dan wel volgens het in het bedrijf al gebruikte archiveringssysteem opgeslagen worden. Zorg in elk geval dat het hele bedrijf slechts een doelmatig archiveringssysteem heeft en er niet diverse systemen door elkaar lopen.
Wie zorgt voor het archief?
Zorg dat er slechts een persoon het archief verzorgt en een tweede persoon precies wet hoe het systeem in elkaar zit. De “archivaris” moet wel zeer ordelijk ingesteld zijn. Slordige mensen kunnen meestal niet goed met een archief omgaan. Een archief, waar de documenten niet op de goede plaats opgeborgen worden, is op den duur waardeloos. Men vindt er niets meer in terug. Een goed en ordelijk archief spaart echter tijd van u en uw medewerkers. U hoeft nergens naar te zoeken, want alles staat op zijn plek.
Het schaduwarchief
Soms werkt een bedrijf met een schaduwarchief. Dat is een archief met kopieën van de documenten die in het gewone archief zitten. Op die manier kunnen de belangrijke documenten niet kwijt raken of vuil worden als deze door de medewerkers nodig zijn bij hun werk. Zij kunnen dan de kopie opvragen uit het schaduwarchief en het originele document blijft gewoon opgeborgen.
Vanaf het begin van de onderneming documenten ordenen
Zorg in elk geval dat u al vanaf het begin van de onderneming alle documenten op volgorde hebt liggen. Een archief is dan snel in elkaar gezet, omdat nergens naar gezocht hoeft te worden. Gebruik meteen bij de start van uw onderneming al diverse ordners voor de zakelijke, privé en de kasboekhouding. Berg rekeningen, facturen, bonnen van aankopen, bankformulieren, enzovoort meteen op in de desbetreffende ordner en laat niets slingeren. Op die manier blijft alles mooi op volgorde en kunt u steeds alles terugvinden. Ook uw boekhouder en/of accountant zal u hier dankbaar voor zijn en minder uren nodig hebben om de boekhouding en de belastingaangifte in orde te maken.
