Het groen omrande olifantje van Evernote is hard bezig de wereld te veroveren, en terecht! Het is een hartstikke handig programma waarmee je opkomende vergeetachtigheid kunt verdoezelen, of die nu veroorzaakt door ouderdom, teveel werk of teveel feesten. Jarenlang was ik verslingerd aan het Mac-programma VoodooPad, waarin je tekst, foto’s, tekeningen en links naar locale documenten in een document kunt zetten maar ik schuif steeds meer op naar Evernote. Daarbij is Evernote voor veel meer platforms beschikbaar, dus ook interessant voor mensen die geen VoodooPad kunnen gebruiken.
Het sterke van Evernote is, dat alles wat je er in stopt altijd weer goed terug te vinden is. Je kunt elk stukje tekst, document, foto, mail of website kwijt in een notitie, apart maar natuurlijk ook gecombineerd. Naarmate de verzameling groeit ga je de notities ordenen in notitieboeken, helemaal naar jouw behoefte en volgens jouw eigen logica. Ik kan me voorstellen dat er mensen zijn die het gewoon bij Notities houden, maar ik splits af op het moment dat ik zie dat er een duidelijke groep ontstaat. Afgezien van groeperen in Notitieboeken, zijn er ook de tags die je mee kunt geven aan notities. Als Snelkoppelingen kun je zowel individuele notities, tags als hele notitieboeken opnemen, zodat je de dingen die je op dat moment veel gebruikt snel bij de hand hebt. En tot slot is er nog een uitstekende zoekfunctie, die zelfs de tekst op foto’s kan herkennen. Optimale organisatie, zowel voor privé als zakelijk gebruik en extra handig als die twee dingen ook nog door elkaar lopen.
Hier een paar voorbeelden. Als ik terug ga naar mijn eerste notities waren dat vooral losse teksten en cartoons, die overal verspreid op mijn computer stonden. De hele kleine losse flodders, zoals grappige citaten en goede boeken en films, stonden al in VoodooPad en heb ik later ook overgezet. Het stapeltje papieren visitekaartjes moest er aan geloven en er kwamen steeds meer werkgerelateerde items als logo’s, lettertypes, kleuren en kleurencombinaties, manuals en technische trucjes. Op een gegeven moment heb ik op een kunsttentoonstelling een aantal foto’s gemaakt en die later thuis met behulp van de online catalogus voorzien van de bijbehorende informatie. Ook op reis is Evernote uitermate handig voor je boekingsinformatie, informatie over je bestemming en interessante bezienswaardigheden, lijstjes wat je mee moet nemen: Evernote houdt het allemaal overzichtelijk. Bij het maken van een nieuwe site of een ander project verandert de notitie met vage ideeën langzaam aan in een afvink-lijstje. Ook dit artikeltje is ontstaan en geschreven als Evernote notitie. Elke notitie kun je ook nog eens van een datum voorzien via Herinnering, waar je per mail en als waarschuwing op je mobiel aan herinnerd wordt.
Maar goed, je begint ergens en zult merken dat je het voor steeds meer verschillende zaken gaat gebruiken, helemaal aangepast aan waar jij je mee bezig houdt. Er zijn zoveel mogelijkheden dat je het beetje bij beetje ontdekt. Het is daarom ook handig om de Aankondigingen in de gaten te houden, want daar leer je vaak weer nieuwe functies kennen en ook bestaande die je best kunt gebruiken maar die je tot dan toe over het hoofd hebt gezien. Ik betrap me erop dat ik veel bewaar, iets waar ik in het papieren tijdperk een hartgrondige hekel aan had, dus zo nu en dan loop ik met name de oudere notities door. Gelukkig heeft Evernote ook een prullenbak!
Hier twee van mijn favorieten. Je kunt een mail, die belangrijk is om te bewaren, direct naar Evernote sturen. Hierbij kun je in het onderwerp melden naar welk notitieboek het moet en welke tags je er aan wilt hangen. Met de Web Clipper, een plug-in voor je browser, kun je webpagina’s als artikel naar Evernote sturen in een vereenvoudigde opmaak, dus zonder de storende advertenties, overbodige tussenruimten en navigatie die je meekrijgt bij kopiëren. Omdat alles in Evernote wordt geupload naar je account, is de inhoud vervolgens beschikbaar op al je apparaten.
Evernote kun gratis gebruiken zo lang als je wilt, met een upload limiet van 60 MB per maand. Eigenlijk kwam ik daar zelfs op vakantie niet aan, maar toch heb ik gekozen voor een upgrade naar Premium voor € 40 per jaar. Ten eerste vind ik het programma dit bedrag meer dan waard en ten tweede kwamen er wat extra functies bij. Voor mij vooral het offline kunnen beschikken over notities op de iPhone interessant, omdat ik ergens woon waar niet overal bereik is. Bij mij nog niet aan de orde gekomen maar wel interessant: notitieboeken delen met anderen, handige opties als je met anderen samenwerkt aan een project.
Het klinkt perfect, is er dan helemaal geen minpuntje?
Wat Evernote helemaal perfect zou maken zijn een aantal handigheden, waar Mac-gebruikers al jaren mee verwend worden in VoodooPad, zoals het kunnen linken naar locale mappen en documenten op je computer.
Het kunnen tekenen en schetsen zoals in VoodooPad mogelijk is, is misschien te veel van het goede, maar de opmaakmogelijkheden van Evernote zouden veel beter kunnen, bijvoorbeeld tekst kunnen laten omlopen om afbeeldingen en beter bewerkbare tabellen. Artikelen die worden opgeslagen vanuit de Web Clipper, krijgen een regelafstand mee waar geen land mee te bezeilen is. Kortom, de opmaakmogelijkheden van notities zijn voor verbetering vatbaar. Tot slot: de mogelijkheid tot het beveiligen van notities met een password mag in deze tijd toch eigenlijk niet ontbreken. Dit is eigenlijk de belangrijkste reden waarom ik naast Evernote nog steeds VoodooPad gebruik. Daarin kan dat wel, zodat dit toch een betere plek blijft voor opslag van privacy-gevoelige gegevens als passwords.
